El evento imposible

Sinópsis Agripina

BRIEFING / OBJETIVOS

El evento de SEMERGEN, la Sociedad Española de Médicos de Atención Primaria, se celebró del 5 al 8 de octubre en FIBES, en el palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. Este centro cuenta con las infraestructuras necesarias para cualquier necesidad de catering para un congreso con 4.000 comensales. Sin embargo, para la cena de gala, el cliente quería un lugar especial, por eso se propuso la Plaza de España de Sevilla. Este mágico lugar, cuenta con un imponente edificio principal que fue Pabellón de España durante la Exposición Iberoamericana de 1929 y es obra del famoso arquitecto Aníbal González. Su construcción se inspira en unos brazos abiertos, que abrazan al resto de pabellones de otros países. Esta ubicación, sin duda tiene muchos factores muy atractivos, pero algunas limitaciones por ser sede de la Capitanía General del Ejército, con estrictos parámetros de seguridad. Solo se disponía de la propia plaza para los eventos. La cena tenía que ser era por tanto al aire libre y, al celebrarse un 8 de octubre, el riesgo de lluvia siempre existía. Todos estos requisitos previos los tienen todos los eventos que se celebran en la Plaza de España, pero el briefing nos enfrentaba a un reto muy complejo.

Nunca se había organizado hasta la fecha en la Plaza de España de Sevilla una cena de gala para 4.000 personas sentadas, por la dificultad que supone el montaje de toda la infraestructura necesaria. Pero, lo que lo hacía realmente complejo, era en esa fecha en ese mismo lugar se celebraba el Icónica Fest un festival de conciertos y espectáculos.  Por ello, primero había que desmontar todo lo que impedía montar la estructura del catering, que después había que montar y desmontar en tiempo récord, menos de 30 horas, porque había que dejarlo todo vacío a las 8 de la mañana, ya que en ese mismo lugar empezaban a esa hora los preparativos de la carrera de la mujer al día siguiente de nuestro evento. El equipo y los colaboradores lo calificaron como “el catering imposible”.

“Cuando nada es seguro todo es posible” es la frase que resume la movilización de un equipo cualificado y con talento, que se puso manos a la obra para demostrar como decían en 3M tras sus patentes e invenciones, “lo hicimos porque no sabíamos que era imposible”, o como el eslogan de Adidas “Impossible is nothing”.

La preparación fue clave, múltiples reuniones con los colaboradores: montadores, proveedores capaces de suministrar una cantidad excepcional de piezas de vajilla, sillas, mesas, mantelerías, seguridad, limpieza, logística y transporte, personal de agencias de contratación de personal.

Nada se podía dejar al azar por lo que hubo briefings, debriefings, contrabriefings, todo tenía que funcionar como un reloj de precisión suizo. Como muestra, un ejemplo de preparación fue la medición con láser de las distancias a las que debían estar las mesas, para crear pasillos de servicio y evacuación. El marcaje previo en el suelo del espacio que debían ocupar las mesas tuvo que ser muy preciso, para que a la hora del montaje todo fuera a la velocidad necesaria. Otro ejemplo de organización fue la disposición el mismo día del evento, de distintas ubicaciones para poder dar de alta a todo el personal de servicio necesario para el evento, más de 450 contratos que se tenían que firmar para sólo unas horas, son muchas personas para ponerlas en una sola cola.

El objetivo era sencillo de explicar, pero nada fácil de conseguir, no solo había que superar el anterior congreso, marcado por las restricciones de la COVID, sino que el cliente quería que fuese la mejor cena de gala de la historia de sus congresos y se trataba nada menos que de la 44ª edición.

DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Y DEL SERVICIO DE CATERING

Contábamos con el viento a favor de celebrarse en Sevilla, un destino de congresos que despierta simpatía y ganas de acudir entre los posibles invitados, y que pocas veces defrauda a los asistentes. No en vano Sevilla ha ingresado por vez primera en el grupo de los 50 mejores destinos del mundo para acoger congresos, al situarse en el puesto 49, según el ránking de países y ciudades dado a conocer cada año por el International Congress and Convention Association (ICCA). La Plaza de España es un marco incomparable, visitado por más de siete millones de personas cada año, y un monumento que ha servido de escenario de grandes producciones cinematográficas, desde Lawrence de Arabia a La Guerra de las Galaxias. También contábamos con las aguas en calma que nos traían una previsión meteorológica positiva, aunque siendo un 8 de octubre el riesgo de luvia existía, y había que tener un plan B.  También contábamos con el espectáculo de luz, color y sonido en un video-mapping proyectado sobre el edifico principal de la plaza, actuaciones musicales y mucho más

Los ingredientes los teníamos, pero el plato había que cocinarlo, porque nunca se había hecho allí un catering de alto nivel para 4.000 personas sentadas y con las complicaciones citadas del montaje y desmontaje. Pocas empresas se atreven con ese reto, aunque el Abades Catering organiza caterings de todo tipo y tamaño entre ellos muchos eventos de 1.000 personas. Divide y vencerás, reza el dicho, la solución consistió en hacer 4 eventos perfectamente coordinados y organizados, al mismo tiempo y en el mismo lugar.

Como se desarrollaba en capitanía y en Sevilla, cuna de los dos primeros emperadores romanos no nacidos en Roma, había que actuar como una legión, con generales, centuriones, decuriones y legionarios perfectamente coordinados, como una gran familia. Más de 800 personas entre montadores, transportistas, seguridad, limpieza, cocineros y todo un ejército de 450 camareros capitaneados por los mejores profesionales del Grupo Abades, traídos de todas sus sedes.

El perfil del comensal era otro reto, no se trataba de dar de comer a cualquiera, nada menos que a 4.000 médicos de atención primaria, los más cercanos a la salud de las familias y a quienes tanto debemos por su labor durante la pandemia. Se trataba además del primer evento sin restricciones tras la terrible COVID-19.

El servicio de catering incluía un menú a la altura de esos comensales, preparado en dos enormes carpas situadas estratégicamente, que incluían grandes secciones separadas para alérgenos, revisadas por técnicos en salud, hay que recordar que dábamos de comer a especialistas en esta materia.

IMPACTO / RESULTADOS / COMENTARIOS DEL CLIENTE

La imagen era impactante, y un privilegio poder verla desde una de las torres de la Plaza de España, con permiso de los militares por supuesto, el enorme campamento de mesas y sillas con más de 100.000 piezas de vajilla, cubertería, mantelería y accesorios, el resultado era imponente.

Los comensales pudieron disfrutar de una cena de gala de primer nivel, de la proyección de un vídeo resumen del evento, de espectáculos musicales, y de remate pudieron ver un impresionante video-mapping proyectado sobre el Pabellón de España desde la propia Plaza, nunca visto por 4.000 personas sentadas. Después vino la fiesta, la barra libre y la diversión de unos profesionales de la medicina de atención primaria que merecían un rato de desconexión.

Todo salió a la perfección, pero faltaba lo más importante, que salieran contentos con la comida. El esfuerzo tuvo su recompensa con la valoración del cliente, que lo calificó como el mejor hasta la fecha. Hasta el clima quiso colaborar con una noche fantástica de temperatura pre-otroñal, y si llovía había un pan B, pero esa es una historia que no corresponde contarla aquí, porque afortunadamente no tuvo lugar. Para finalizar, todo se recogió a tiempo y la carrera de la mujer se celebró allí mismo como si nada hubiera pasado. ¡Misión Cumplida! Adidas y 3M tenían razón nada es imposible.